Покрокова інструкція по реєстрації організації в ЄС для подачі заявок в РП ГОРИЗОНТ2020

PIC присвоюється юридичній особі лише один раз. Даний номер вноситься у форми заявки ГОРИЗОНТ2020, без нього подача заявки неможлива. Отримати PIC можливо незалежно від подачі заявки в будь-який зручний час.

Перевірте чи була вже зареєстрована організація

Перевірку можна здійснити на сайті:

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register_sec.html

Для цього необхідно ввести країну і назву організації

Якщо організація не була зареєстрована, то можна приступати до процесу реєстрації

Створіть особистий кабінет на сайті Єврокомісії:

ECAS - The European Commission's main authentication service

https://webgate.ec.europa.eu/cas

Введіть логін і пароль, отримані при реєстрації на сайті Єврокомісії (Крок 2)

В розділі «Організації» вибрати «Реєстрація» -

Вам знадобляться офіційна назва організації англійською мовою і код ЄДРПОУ

Для завершення процесу реєстрації організації необхідно підготувати, підписати, відсканувати і завантажити в систему два документа 

В розділі «Організації» вибрати «Реєстрація» - Вам знадобляться офіційна назва організації англійською мовою і код ЄДРПОУ

1. перший документ являє собою анкету Вашої організації http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legEnt_public_en.pdf
2. другий документ включає дані про банківський рахунок організації http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_en.pdf

Успішно виконавши всі попередні кроки, в кінці реєстрації Ви отримуєте 9-ти значний Ідентифікаційний номер учасника (PIC) 

1. Деякий час потрібно для процесу валідації номера. В системі Вам прийде повідомлення від Сервісу з валідації. Після надання та підтвердження всіх необхідних даних і документів, значок про валідації з'явиться в системі
2. Реєстрацію організації може проводити будь-який співробітник до призначення Офіційного представника організації (LEAR), після його призначення вносити зміни в реєстраційні дані і контактувати з Еврокоміссієй може тільки офіційний представник.

Детальніше про реєстрацію організації на сайті Єврокомісії:

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-fundingguide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/registration-oforganisation_en.html

Призначення LEAR необхідно для внесення змін до реквізитів організації, правових та фінансових даних. Такий доступ видається на організацію один раз, шляхом призначення представника від організації

Після реєстрації організації в розділі «Мої організації» необхідно вибрати «Змінити дані (Modify Organisations)»

У розділі заповнюються дані на відповідального представника і три документа (супровідний лист, лист про призначення відповідального представника і згоду з правилами)

Система автоматично за адресою електронної пошти перевіряє наявність у відповідального представника особистого кабінету на сайті Єврокомісії (https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi)

Після заповнення документів їх необхідно підписати, поставити печатки, додати копію паспорта та довідку, що підтверджує роботу в організації і відправити поштою за адресою: European Commission Research Executive Agency Participant Validation and Support Unit (REA.C3) COV2 13/132 B-1049 Brussels Belgium 

Після отримання документів і їх схвалення Єврокомісія висилає офіційному представнику поштою PIN код. Для прискорення процесу, Ви можете вказати в листі про призначення офіційного представника номер мобільного телефону, в цьому випадку PIN код буде висланий відразу за допомогою СМС

Він рекомендується до застосування і потрібен в роботі більше 50 світових, промислових і торгових організацій, зокрема, ООН, Федеральний уряд США, Європейська комісія. Реєстрація Вашої компанії в каталозі D & B - це перший крок на шляху до того, щоб отримати підтвердження благонадійності Вашої компанії від авторитетної міжнародної організації.

Код D-U-N-S можна безкоштовно отримати зателефонувавши на за номером телефона 1-866-705-5711, або пройшовши онлайн реєстрацію на сайті www.dnb.com

Зайдіть на сторінку: http://fedgov.dnb.com/webform/pages/CCRSearch.jsp

Оберіть країну, де організація фізично розміщена

Заповніть та відправте форму

При заповненні форми організації мають вказати наступну інформацію:

1. Назва та організаційно-правова форма організації
2. Назва, під якою організація зазвичай проваджує господарську діяльність
3. Адреса фактичного місцезнаходження організації
4. Адреса для листування
5. Номер телефону
6. Номер факсу
7. ПІБ контактної особи
8. Чисельність працівників
9. Опис та код господарської діяльності (див. https://www.osha.gov/pls/imis/sicsearch.html)
10. Обсяг річного фінансового обігу
11. Назва й адреса материнської компанії (якщо організація їй звітує)

ПРИМІТКА: Отримуючи номер D-U-N-S, D&B розміщує вашу організацію у їхньому маркетинговому списку, який продається іншим компаніям. Якщо ви не хочете, щоб ваша організація була включена до цього маркетингового списку, вам слід попросити не бути зазначеним у списку, коли ви подаєте заявку на номер D-U-N-S.

Як правило організації проходять процес реєстрації впродовж одного дня і отримують на електронну пошту код D-U-N-S. Номер буде активований лише через декілька днів після реєстрації. З технічними проблемами під час отримання коду D-U-N-S, просимо контактувати з D&B - govt@dnb.com.

Зайдіть на сторінку: http://bit.ly/2uekYEy

Покрокове внесіть інформацію: відомості про назву та адресу організації мають співпадати з тими, що подавалися для отримання номера D-U-N-S

Термін отримання міжнародного коду NCAGE - до трьох робочих днів

Даний реєстр вимагає щорічну перереєстрацію. Система збирає інформацію про організації, які подаються на грант, чи його вже отримали. Якщо основна інформація про організацію змінилася, аналогічні зміни слід внести в систему.  Послуги реєстрації є безкоштовними - плата за реєстрацію чи  підтримку облікового запису у системі не  стягується.

Зайдіть на сторінку: www.sam.gov

Створіть індивідуальний обліковий запис у SAM: Для його активації, не забудьте підтвердити свою адресу електронної пошти, після чого увійдіть до системи

На сторінці "My SAM" 

у розділі "Зареєструвати структуру чи змінити інформацію про неї" (“Register/Update Entity”) виберіть пункт "Зареєструвати нову структуру" ("Register New Entity")

На сторінці "My SAM" 

найвірогідніше це буде "Підприємство чи організація" (“Business or Organization"). Визначення різних типів структур містяться у словнику у правій частині сторінки.

Повідомте системі, чому Ви бажаєте зареєструватися

найвірогідніше це буде "Підприємство чи організація" (“Business or Organization"). Визначення різних типів структур містяться у словнику у правій частині сторінки.

Від цього залежить, яку саме інформацію Вам потрібно буде надати.

1. Чи зацікавлені Ви у подачі заявок на виконання федеральних контрактів? Якщо Ваша відповідь "так", Вам треба буде заповнити всі чотири розділи у SAM.
2. Чи бажаєте Ви подавати заявки лише на отримання грантів та інших видів фінансової допомоги від Уряду США?

Якщо на запитання про контракти Ви відповіли "ні", а на запитання про гранти "так", Вам треба буде подати необхідну інформацію лише стосовно грантів.

Завершіть процедуру реєстрації

На кожній сторінці, ті поля, які обов'язково мають бути заповнені, позначені червоною зірочкою. Кілька рекомендацій:

Від цього залежить, яку саме інформацію Вам потрібно буде надати.

1. На сторінці "Бізнес-інформація"("Business Information") Вам треба буде створити ідентифікаційний номер маркетингового партнера (MPIN). Запишіть його - надалі MPIN використовуватиметься як пароль для входу до інших інформаційних систем Уряду США.
2. Якщо Ви не платите податки у США, вводити номер TIN чи вибирати тип TIN не потрібно. Залиште ці поля незаповненими.
3. Використовуйте лише той код NCAGE, який Ви отримали для відповідного номеру DUNS. Пам'ятайте, що назва та адреса, вказані у записах NCAGE та DUNS, повинні бути однаковими.
4. На сторінці "Загальна інформація" ("General Information"), обов'язково виберіть тип структури, яка має іноземних власників та розташована за межами США ("Foreign Owned and Located").
5. Оскільки Ваша структура є іноземною, на сторінці "Фінансова інформація" ("Financial Information") Вам непотрібно вказувати реквізити для електронного перарахування коштів (EFT). Якщо Ви бажаєте їх вказати, то ці реквізити мають бути у американському банку - реквізити іноземних банків є неприйнятними для системи. На цій сторінці обов'язковими до заповнення для Вас є лише поля про назву та адресу перерахування коштів (remittance name and address).

Перевіривши всю введену інформацію, натисніть кнопку "Submit"

На екрані з'явиться вітальне повідомлення (Congratulations). Якщо його немає, це означає, що інформація не була подана. Що далі?

1. У розділі "Контактні особи" ("Points of Contact"), вкажіть прізвища тих співробітників Вашої організації, які поінформовані про те, що організація пройшла реєстрацію у SAM та про те, чому вона бажає здійснювати співрбітництво з Урядом США. Ці співробітники будуть вважатися контактними особами.
2. Після затвердження Податковою службою США (IRS) (якщо ви ввели до системи номер TIN) та у cистемі НАТО з обліку комерційних та державних структур (CAGE), Ви отримаєте повідомлення ел. поштою з домену sam.gov про те, що Вашу реєстрацію активовано

Рекомендуємо залишати достатньо часу до кінцевого терміну подання заявки. Від моменту подання, процес активування реєстрації у SAM може тривати до 10 днів, після чого потрібно ще 24 години для того, щоб Ваш запис став впізнаваним у інших інформаційних системах Уряду США (наприклад, grants.gov)